Cara Menyeting Petty Cash di MYOB dan Rangkuman MYOB

Menyeting Petty Cash Akun

Setingan Petty cash sama dengan  cheque account. Note yang petty cash akun mungkin sudah tersedia di software anda.

1. Buka Accounts command centre dan klik Account List.
2. Klik Asset tab.
3. Klik New.
4. Pilih Bank pada Account Type drop-down menu. Pada Business Basics, pilih Detail Account [Postable] option.
5. Siapkan pada akun sebuah nomor yang unik yang memudahkan anda menuju Daftar Akun.
6. Namakan akun itu Petty Cash.
7. Klik OK.

---

Memasukkan saldo awal pada Petty Cash

Jika Anda sedang mengatur file perusahaan baru dan Anda sedang menggunakan fisik 'Petty Cash', masukkan saldo awal sebagai berikut:

1. Buka Setup menu dan pilih Balances.
2. Klik Account Opening Balances.
3. Lokasikan akun Petty Cash dan masukkan pada Opening Balance.

Jika menggunakan file perusahaan yang ada, kas kecil biasanya dimulai dengan uang ditarik dari cheque account. Lalu ikuti langkah-langkah ini :

1. Buka Banking command centre dan klik Spend Money. Dalam BusinessBasics, Buka Command Centres menu and Pilih Banking Kemudian pilih Spend Money.
2. Klik pada Pay From Account dan seleksi cheque account anda daerah yang berdekatan.
3. Masukan rincian seperti Date, Amount, Cheque No dan Memo.
4. Pada bidang Acct# di bagian bawah jendela, pilih Petty Cash account anda
5. Pastikan anda menyeleksi N-T dalam kolom Tax .
6. Klik Record. Lihat contoh dibawah ini. 

---

Memasukkan pembelian cash menggunakan kas kecil

Pembelian dari Petty Cash dimasukkan dengan cara yang sama dengan cheque payment.

1. Buka Banking command centre dan klik Spend Money. Dalam BusinessBasics, Buka Command Centres menu dan pilih Banking kemudian pilih Spend Money.
2. Klik opsi Pay From Account dan pilih Akun Petty Cash ddalam bidang yang berdekatan.
3. Kemudian masukkan Cheque No, Date, Amount dan Memo.
4. Tempatkan kursor anda pada bidang Acct#  dan masukkan expense account. pindahkan kursor anda ke bidang Amount dan seperluna masukkan amount.
5. Ketikkan Tax Code yang sesuai kemudian klik Record. Jendela dibawah menunjukkan contoh pembelian dengan Petty Cash. 

---

Rekonsiliasi rekening petty cash

Rekonsiliasi rekening Petty Cash  akan memastikan saldo dengan penerimaan kas Anda. Hal ini juga akan menyediakan Anda dengan jumlah penggantian.

1. Buka Banking command centre dan klik Reconcile Accounts.
2. Pilih rekening Petty Cash dalam bidang Account kemudian masukkantanggal sekarang dalam bidang Bank Statement Date.
3. Cocokkan pembayaran dalam jendela Reconcile Accounts dengan cash receipts anda, Tandai corresponding transactions off dengan Cleared. Anda juga memerlukan untuk merekonsiliasi reimbursement deposit yang mana anda dapat men-check terhadap banking records anda.
4. Masukan physical cash balance dari 'petty cash tin' anda dalam New Statement Balance field . Jika ini sama dengan Calculated Statement Balance, dibidang Out of Balance akan terbaca kosong.
5. Sediakan account balances, klik Reconcile. Print Reconciliation Report kemudian klik Reconcile kembali to pada akhirnya rekonsisliasi akun. Jendela dibawah menunjukan bahwa rekening Petty Cash telah direkonsiliasi. 

Catatan: Jumlah Total Cleared (dalam kolom Withdrawals dibawah jendela) harus sama dengan jumlah dari cash receipts anda.

---

Penggantian pada rekening petty cash

Total dari Reconciled Cheques terlihat pada Reconciliation Report adalah jumlah yang dioperlukan untuk penggantian pada rekening Petty Cash. Total ini harus sama dengan balance dari cash receipts dalam physical 'petty cash tin' anda.

Jendela berikut menunjukkan kutipan dari Reconciliation Report. Dapat terlihat $71.53 yang diperlukan pada penggantian rekening Petty Cash.

Sekarang jumlah penggantian tersebut telah ditentukan :

1. Buka Banking command centre dan klik Spend Money. Dalam BusinessBasics, Buka Command Centres menu dan pilih Banking kemudian pilih Spend Money.
2. Klik di Pay From Account danpilih cheque account anda dalam bidang yang terdekat.
3. Masukan Cheque No, Date, Amount dan Memo.
4. Dalam Acct# dalam bagian bawah jendela pilih Rekening Petty Cash anda.
5. Pastikan anda memilih N-T dalam kolom Tax.
6. Click Record.

Jendela berikut menunjukkan contoh dari transaksi penggantian. Setelah memasukkan transaksi ini, Rekening Petty Cash balance dengan opening balance orisinil $100.00. Ini harus di konfirm menggunakan laporan Balance Sheet.

RANGKUMAN MYOBI

1.       Accounts

• Membuat dan mengedit daftar akun

• Mencatat jurnal penyesuaian

2.       Banking

• Mencatat transaksi kas masuk selain penerimaan piutang

• Mencatat transaksi kas keluar selain pelunasan hutang

• Menyusuun rekonsiliasi bank

3.       Sales

• Mencatat transaksi penjualan

• Mencatat retur penjualan

• Mencatat pelunasan piutang

4.       Purchase

• Mencatat transaksi pembelian

• Mencatat transaksi retur pembelian

• Mencatat pelunasan hutang

5.       Inventory

• Mencatat daftar nama persediaan

• Mencatat saldo awal persediaan

6.       Card File

• Mencatat daftar nama pelanggan dan pemasok

Akun header adalah akun yang tidak bisa diposting

1-0000   Asset

2-0000   Liability

3-0000   Equity

4-0000   Income

5-0000   Cost Of Sales

6-0000   Expense

8-0000   Other Income

9-0000   Other Expense

Mencatat Transaksi

• Pengeluaran Kas                      : Banking; Spend Money
• Penerimaan Kas                       : Banking; Received Money
• Penjualan dan Retur                 : Sales; Enter Sales
• Penerimaan Piutang                 : Sales; Received Payment
• Pembelian dan Retur                : Purchase; Enter Purchase
• Pembayaran Hutang                 : Purchase; Pay Bills
• Jurnal Umum                             : Account; Record Jurnal Entry
• Persediaan Barang                    : Inventory; Adjust Inventory

Langkah-langkah Pembelajaran MYOB

1.       Menyiapkan data awal perusahaan (membuat file data bisnis)

2.       Membuat bagian atau daftar akun

3.       Membuat buku pembantu

4.       Mengentry saldo awal

5.       Mengentry transaksi

6.       Membuat laporan

7.       Membuat back up file

Menyesuaikan hubungan antar akun

1. Menyesuaikan hubungan akun pada banking : Setup;linked account;account; bank account
2. Menyesuaikan hubungan akun pada sales : Setup;linked account;sales
3. Menyesuaikan hubungan akun pada purchase : Setup;linkend account;purchase

Menyesuaikan pajak

1.       Menghapus pajak

• Lists;tax codes
• IMP import duty klik edit;delete tax code
• Hapus pajak-pajak yang ada selain NT, VAT dan GST

Ket:  NT= None Taxable

VAT= Value Added Tax

GST= Goods & Service Tax

2.       Mengedit GST/VAT  menjadi PPN

• Klik lists klik Tax codes
• Klik VAT-Value Added Tax
• Tax Code adalah VAT
• Description adalah Value Added Tax
• Tax Type sama Value Added Tax
• Rate sama 10 %

3.       Menyesuaikan hubungan akun pada PPN

• Tax collected di hubungkan dengan VAT Out
• Tax paid di hubungkan dengan VAT in
• Kosongkan untuk link card for inland revenue
• Klik OK, close untuk kembali ke menu awal     

Mencatat neraca saldo

1.   Dari menu  utama setup

2.   Pilih balances

3.   Klik Account Opening Balances

4.   Lalu isikan saldo awal masing-masing akun

5.   Untuk saldo akun kontra harus diisikan dengan nilai minus

6.   Jika belum seimbang berarti ada yang salah anda isikan

7.   Jika sudah benar klik Ok

Membuat kartu CUSTOMERS & SUPPLIERS Membuat Kartu Customers (Debitur)

1. Klik Card File; Card List

2. Klik tab Customers dan klik New untuk mencatat data baru

3. Klik data Customers ke dalam format Profile

4. Klik Tab Selling Details dan isi datanya

5. Klik new untuk mencatat data customer berikutnya atau klik Ok untuk keluar dari Card Information

Membuat Kartu Suppliers (Kreditur)

1. Klik Card File; Card List

2. Klik tab Supplier dan klik New untuk mencatat data baru

3. Ketik data Supplier ke dalam format Profile

4. Klik tab Buying details dan isi datanya

5. Klik New untuk mencatat data supplier selanjutnya atau Ok untuk keluar dari Card Information

Mengedit Kartu Customers/Suppliers

1.   Klik nama customers / suppliers

2.   Klik Edit, lalu ubah data customer / supplier

3.   Klik OK untuk kembali ke card list

4.   Klik Close untuk keluar dari card list

Mencatat saldo PIUTANG ; HUTANG

Mencatat saldo Piutang (Customers)

1. Klik Setup;Balance;Customer Balance

2. Klik nama customers yang akan diisikan saldonya

3. Klik Add Sale kemudian muncul pesan MYOB

4. Klik Ok untuk masuk ke tampilan Historical Sale

5. Tekan atau dan lengkapi data

6. Klik Record

Mencatat saldo Hutang (Supplier)

1. Klik Setup>Balances;Supplier Balances

2. Klik nama supplier yang akan diisi dengan saldo awal.

3. Kli Add Purchase kemudian muncul pesan MYOB

4. Klik Ok untuk masuk ke tampilan Historial Purchase

5. Klik atau dan lengkapi data

6. Klik Record

Mencatat Persediaan BARANG

Mencatat Detail barang (item) yang dijual

1. Siapkan data item (persediaan)

2. Klik commad centre inventory, klik Item List Klik New

3. Ketik nomor barang dan nama barang

4. Mengisi  jenis pajak pada Buying Details

5. Mengisi jenis pajak pada Selling Details

6. Klik New untuk mencatat item atau barang dagangan yang lain

Mencatat saldo Persediaan Barang

1. Klik Command Centre Inventory klik Adjust Inventory
2. Catat data persediaan barang dagang meliputi item number, unit cost, nama akun terkait
3. Klik Record

Mencatat PEMBELIAN

Mencatat pembelian Kredit

1. Siapkan transaksi pembelian kredit

2. Klik Command Centre Purchases klik Enter Purchases

3. Klik Layout

4. Pilih item, klik Ok

5. Ketik data Pembelian

6. Klik Record

Pencatatan Retur Pembelian

1. Siapkan transaksi Retur pembelian

2. Klik Command Centre Purchase Klik Enter Purchases

3. Masukan data Retur pembelian dengan member tanda – (minus) pada quantitas yang dikembalikan

4. Klik Record

5. Klik Cancel untuk kembali ke menu utama

6. Klik Purchase > Purchase Register

7. Klik Returns And Debits

8. Klik Apply to Purchase

9. Ketik tanggal transaksi dan ID# kemudian klik mouse pada baris yang sejajar dengan jumlah yang terkait

10.   Klik Record untuk memproses

Pencatatan Pembelian Tunai

1.  Siapkan transaksi pembelian Tunai

2.  Klik command centre purchase, klik Enter Purchase

3.  Ketik data pembelian tunai

4.  Isi Paid Today dengan nilai sebesar total amount

5.  Klik Record

Mencatat PENJUALAN

Pencatatan Pejualan Tunai

1.   Siapkan transaksi penjualan tunai

2.   Klik command centre Sales klik Enter Sales

3.   Klik Layout

4.   Klik Item, Klik Ok

5.   Ketik data penjualan tunai

6.   Isi Paid Today dengan nilai sebesar total amount

7.   Klik Record

Pencatatan Penjualan Kredit

1.   Siapkan transaksi penjualan kredit

2.   Klik command centre sales, klik Enter Sales

3.   Ketik data penjualan

4.   Klik Record

Pencatatan Retur Penjualan

1. Siapkan transaksi retur penjualan
2. Klik command centre Sales, klik Enter Sales
3. Ketik data Retur Penjualan
4. Klik Record untuk mencatat jurnalnya
5. Klik cancel untuk kembali ke menu utama
6. Klik Sales, klik Sales Register
7. Klik Returns ; Credits
8. Klik Apply to sales
9. Ketik tanggal transaksi dan klik mouse sejajar  dengan jumlah penjualan yang terkait
10. Klik Record

Mencatat Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Pencatatan  Penerimaan Pelunasan Piutang

1. Siapkan transaksi penerimaan kas dari hasil penjualan

2. Klik Command Centre Sales, klik Receive Payment

3. Ketik data penerimaan kas

4. Hilangkan discount penjualan yang ada

5. Klik Record untuk mencatat jurnalnya

6. Klik Command Centre Sales, klik Enter Sales

7. Pada Layout pilih Miscellaneous

8. Ketik data discount dengan menberikan tanda minus pada nominal rupiah

9. Klik Record

Pencatatan Pelunasan Utang

1. Siapkan tansaksi pengeluaran Kas

2. Klik Command Centre Purchase klik Pay Bills

3. Ketik data pelunasan utang, hilangkan diskon pembelian yang ada

4. Klik record

5. Klik command centre purchase klik Enter Puchase

6. Pada layout pilih miscellaneous

7. Ketik data diskon pembelian dengan tanda minus pada nominal

8. Klik Record

Pencatatan Pengeluaran Kas

1. Siapkan transaksi Pengeluaran kas

2. Klik command centre Banking klik Spend Money

3. Ketik data pengeluaran kas

4. Klik Record

Untuk mencatat penerimaan kas

Klik Banking, klik Receive Money

Menyiapkan Laporan Keuangan

Memproses Rekonsiliasi bank

1. Siapkan rekening Koran dari bank
2. Klik Command Centre Banking klik Reconcile Account
3. Pilih Account : Cash in Bank
4. Ketik tanggal pembuatan rekening Koran
5. Pada New Statement Balance, ketik saldo Cash In Bank menurut Rekening Koran
6. Klik untuk memberikan tanda ceklis  di kolom paling kiri untuk jumlah yang sudah tertera di Catatan Rekening Koran
7. Klik Bank Entry, catat penerimaan jasa giro dan pembayaran administrasi bank
8. Klik record
9. Saldo out of balance harus nol (0) bila tidak tentu ada kesalahan pencatatan kas masuk dan kas keluar
10. Klik Cancel

Mencatat Kerusakan Barang

1.   Siapkan Pos penyesuaian kerusakan barang dagang

2.   Klik Command Centre Inventory, Adjust Inventory

3.   Ketik data Penyesuaian, untuk Quantity diisi dengan tanda minus (-)

4.   Klik Record

Mencatat Jurnal Penyesuaian

1. Siapkan pos-pos penyesuaian
2. Klik Command Centre Account, klik Record Jurnal Entry
3. Ketik nama akun dan jumlah yang di debet serta nama akun dan jumlah yang di kredit
4. Klik Record untuk memproses

Menampilkan Laporan Laba Rugi

Report;accoun;profit and loss (accrual);customize; Display

Menampilkan Laporan Neraca

Report;Account;Standar Balance Sheet ;Customize;Display

Menampilkan Laporan Arus Kas

Report;banking;statement of cas flow;customize; display

Menampilkan jurnal dan buku besar

1.   Jurnal Umum: Account;General Account

2.   Jurnal Pembelian : Purchase;Purchase and Payables Jurnal

3.   Jurnal Penjualan : Sales;Sales and Receivables Journal

4.   Jurnal penerimaan kas : Banking;Cash Receipts

5.   Jurnal Pengeluaran Kas : Banking;Cash Disbursements

6.   Buku Besar : Account; General Ledger Detail

7.   Neraca Saldo : Account; Trial Balance

Membuat Back Up File

1.   Klik File

2.   Klik Backup

3.   Pilih : Backup All Data dan check company file for error

4.   Continue

5.   Pilih media penyimpanan pada kotak save in

6.   Ketik nama File

7.   Pilih Save

8.   Kemudian pilih : File;exit;No

RINGKASAN

Untuk mengembalikan data klik File ; Restore

Penjualan kredit : sales – enter sales – hilangkan tanda pada tax inclusive – pilih customernya – isi tanggal transaksi – ganti layout item dengan cara klik layout, pilih item – isi ship dengan jumlah barang – isi item number dengan nama barang – isi price dengan harganya – isi freight apabila ada ongkos angkut – tekan tab – record

Penjualan tunai : sales – enter sales – hilangkan tanda pada tax inclusive – pilih customernya – isi tanggal transaksi – ganti layout item dengan cara klik layout, pilih item – isi ship dengan jumlah barang – isi item number dengan nama barang – isi price dengan harganya – isi freight apabila ada ongkos angkut – isi paid today dengan jumlah uang yang diterima (apabila tunai seluruhnya, maka isi sesuai jumlah yang ada pada balance due) – record.

Retur atas penjualan kredit :. sales – enter sales – hilangkan tanda pada tax inclusive – pilih customernya – isi tanggal transaksi – ganti layout item dengan cara klik layout, pilih item – isi ship dengan jumlah barang {awali dengan tanda (-)}– isi item number dengan nama barang – isi price dengan harganya – isi freight apabila ada ongkos angkut – tekan tab – record. Setelah direcord, klik register – klik returns & credits – klik apply to sale – isi tanggal returnya – record

Retur atas penjualan tunai : langkahnya sama seperti retur atas penjualan kredit, hanya saat masuk register – returns; credits – klik pay refund – isi tanggal retur – record.

Penerimaan piutang : sales – receive payment – isi customer – isi nomor bukti pada ID – isi tanggal pada date – isi jumlah pada amount receive – klik amount applied – tekan tab – record.

Pembelian kredit : purchase – enter purchase – hilangkan tanda pada tax inclusive – pilih customernya – isi tanggal transaksi – ganti layout item dengan cara klik layout, pilih item – isi ship dengan jumlah barang – isi item number dengan nama barang – isi price dengan harganya – isi freight apabila ada ongkos angkut – tekan tab – record

Pembelian tunai : purchase – enter purchase – hilangkan tanda pada tax inclusive – pilih customernya – isi tanggal transaksi – ganti layout item dengan cara klik layout, pilih item – isi ship dengan jumlah barang – isi item number dengan nama barang – isi price dengan harganya – isi freight apabila ada ongkos angkut – isi paid today dengan jumlah uang yang diterima (apabila tunai seluruhnya, maka isi sesuai jumlah yang ada pada balance due) – record.

Retur atas pembelian kredit : purchase – enter purchase – hilangkan tanda pada tax inclusive – pilih customernya – isi tanggal transaksi – ganti layout item dengan cara klik layout, pilih item – isi ship dengan jumlah barang {awali dengan tanda (-)}– isi item number dengan nama barang – isi price dengan harganya – isi freight apabila ada ongkos angkut – tekan tab – record. Setelah direcord, klik register – klik returns & credits – klik apply to purchase – isi tanggal returnya – record

Retur atas pembelian tunai : langkahnya sama seperti retur atas pembelian kredit, hanya saat masuk register – returns & credits – klik receive refund – isi tanggal retur – record.

Pengeluaran kas selain pelunasan utang : banking – spend money – hilangkan tanda tax inclusive – pilih jenis kas yang akan dikeluarkan pada bagian account – isi payee dengan nama pihak yang dibayar – isi nomor cek – isi tanggal – isi jumlah yang dibayar pada amount – isi acct dengan akun debitnya – isi jumlahnya pada amount – record.

Penerimaan kas selain penerimaan piutang : banking – receive money – hilangkan tanda tax inclusive – pilih jenis kas penerima pada bagian account – isi payor dengan nama pihak yang membayar – isi nomor bukti – isi tanggal – isi jumlah yang dibayar pada amount received – isi acct dengan akun kreditnya – isi jumlahnya pada amount – record.

Mencatat penyesuaian : accounts – record journal entry – isi tanggal – isi memo – isi akun debit – isi akun kredit – record.

Penyesuaian untuk rekonsiliasi : banking – reconcile accounts – isi account dengan cash in bank – isi tanggal pada bank statement date – pada new statement balance isilah dengan jumlah angka yang tercatat pada calculate statement balance sehingga out of balance bernilai 0 – klik ikon bank entry – isi amount pada service charge sesuai soal – isi ID – isi tanggai – isi expense account dengan akun bank service charge – isi amount pada interest earned sesuai soal – isi ID – isi tanggal – isi income account dengan interest income – record – klik ikon sehingga setiap baris akan otomatis ditandai – klik reconcile – klik cancel

Melakukan transfer (pemindahan) kas : accounts – transfer money – isi tanggal – isi transfer money from dengan kas yang akan dipindah – isi transfer money to dengan kas yang menerima pindahan – isi amount dengan jumlah uang yang ditransfer – record